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Maribel Vázquez, ATISA

En el entorno empresarial actual, la integridad y la transparencia son fundamentales para el éxito y la reputación de una organización. Uno de los instrumentos más valiosos para fomentar un ambiente ético y responsable es el canal de denuncias. Este mecanismo proporciona a los empleados y otras partes interesadas una vía segura y confidencial para informar sobre conductas indebidas, prácticas poco éticas o cualquier otro comportamiento que vaya en contra de las políticas y valores de la empresa.

Maribel Vázquez, de ATISA, nos explica a fondo todo lo que necesitas saber sobre el canal de denuncias.

¿Cuál es la fecha en la que debe estar implantado el canal de denuncias?

Las empresas de más de 250 trabajadores debían de tenerlo implantado antes del 13 de junio de 2023, el plazo para las empresas de empresas de 249 a 50 personas el plazo vence 1 de diciembre de 2023.

¿Cuáles son las empresas o entidades que están obligadas, por Ley, a contar con un canal interno de denuncias?

  • Empresas del ámbito de aplicación de los actos de la UE en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente
  • Empresas con 50 o más personas trabajadoras.
  • Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales.

¿Quiénes, además de los propios trabajadores, pueden interponer denuncias?

  • Empleados por cuenta ajena y públicos.
  • Autónomos
  • Accionistas, partícipes, órgano administración, dirección, etc.
  • Trabajadores de contratistas, subcontratistas, proveedores.
  • Candidatos en procesos de selección, voluntarios, becarios y trabajadores en formación.

¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir el sistema interno de información (canal de denuncias)?

  • Debe nombrarse a un responsable del sistema y disponer de una política con los principios generales del Sistema de Información, así como del procedimiento de gestión de las comunicaciones.
  • Se debe garantizar el tratamiento efectivo de las comunicaciones y establecer garantías para la protección de los informantes.
  • Asegurar la confidencialidad del proceso y de la identidad del informante.
  • Debe integrar los distintos canales internos de información.
  • Permitir la opción del anonimato en las denuncias.
  • Las comunicaciones pueden realizarse vía escrita, verbal o ambas.
  • Se debe informar a todos los trabajadores sobre los canales externos de información.

¿Quién puede ejercer de responsable del Sistema Interno de Información?

  • Es el órgano de Administración responsable de la implantación del canal de denuncias.
  • No requiere exclusividad en el cargo y puede ocuparlo una persona física u órgano colegiado.
  • Ejercerá sus funciones con independencia y autonomía (no podrán ser consejeros) previa consulta con la representación legal de los trabajadores de la compañía.
  • Debe notificar a la Autoridad Independiente en el plazo de 10 días hábiles.
  • Responderá de la tramitación diligente.

¿Cuáles deben ser los requisitos en el proceso de gestión del canal de denuncias?

  • Identificar los canales internos de información a los que se asocian.
  • Información clara y accesible sobre los canales externos de información.
  • Acuse de recibo en el plazo de 7 días naturales siguientes a la recepción.
  • Determinar el plazo de respuesta (no superior a 3 meses desde la recepción de una denuncia)
  • Posibilidad de mantener comunicación con el informante/denunciante y solicitar información adicional
  • Garantizar que se informe a la persona afectada de las acciones u omisiones que se le atribuyen y darle la opción a que pueda explicarse.
  • Garantizar la confidencialidad de todo el proceso.
  • Respetar la presunción de inocencia, así como del derecho a la defensa y del honor.
  • Respetar la normativa de protección de datos.
  • Remitir las posibles actuaciones constitutivas de delito al Ministerio Fiscal.
  • Disponer de un libro de registro de las informaciones y las investigaciones.

¿A qué sanciones se enfrentan las empresas que no implanten el canal de denuncias?

Multas hasta 1 millón de euros, amonestaciones públicas y prohibición de subvenciones y contratación con el sector público.